Animer à distance : comment rendre vos interventions plus vivantes ?

Animer nos réunions à distance de manière dynamique et efficace

Voilà le défi principal que nous aura lancé cette période de télétravail généralisé. Plus qu’un défi à relever, c’est un véritable nouveau sport à apprendre dans notre nouvelle organisation de travail hybride. En effet, désormais, on alterne entre l’entreprise et le télétravail, on jongle avec plusieurs manières de travailler. Et il s’agit de continuer de mobiliser les équipes et de tisser du lien avec les collaborateurs, qu’ils soient présents en entreprise ou dispersés derrière des écrans.

C’est l’occasion de se remettre en question, de revoir les règles du jeu et de faire appel à notre créativité pour rendre les échanges virtuels et hybrides aussi inventifs que productifs. C’est une réinvention essentielle pour l’entreprise car les enjeux sont nombreux ! Nous sommes d’ailleurs convaincus que la visioconférence est un outil efficace, à condition que chaque participant joue le jeu. Cette nouvelle manière d’échanger, de nous réunir, de débattre, de tisser du lien a en effet de grandes conséquences sur le bien-être et la productivité des participants.

Alors, pourquoi est-ce si important pour le collaborateur de soigner ses interventions à distance ? Quels sont les enjeux pour l’entreprise ? Qu’apprenez-vous dans notre formation “Animer à distance” ?

De l’importance de maîtriser l’exercice de la visioconférence

“Le principal piège de la réunion à distance, c’est de penser qu’elle équivaut à une réunion en présentiel” prévient Guillaume Jaumouillé, cofondateur de Cléone. “Car c’est finalement beaucoup plus exigeant qu’une réunion en physique ! Cela demande une plus grande préparation. Imaginez-vous, retenir l’attention des participants pendant 45 minutes voire une heure, à distance, alors qu’ils ont de nombreuses distractions sous leurs yeux : leurs mails, le chat interne, leur portable…”. Il est donc essentiel de prendre le temps de se poser pour optimiser votre intervention.

Si vous travaillez vos prises de parole et votre posture lors de réunions à distance, tout le monde y gagne. Une visioconférence menée intelligemment permet :

– une plus grande productivité. L’ordre du jour est préparé à l’avance, les objectifs sont clairs, les échanges sont efficaces, chacun connaît son rôle. Il n’y a aucune perte de temps et il est alors plus facile de rester concentré, même si c’est derrière son écran.

– de créer des bons moments d’échanges et d’interactions informelles, de tisser des liens avec chacun. Plus intuitive que par messages écrits interposés, la visioconférence permet de s’adresser de manière spontanée à son interlocuteur, de voir son visage, parfois sa posture. L’occasion de bien appréhender l’état d’esprit de votre interlocuteur.

– de renforcer le lien avec les équipes, de fédérer et d’obtenir la cohésion de l’équipe, essentiel pour l’engagement des collaborateurs, ces derniers pouvant se sentir un peu isolés chez eux.

Or, pour que votre intervention soit à la fois agréable et efficace, il faut savoir mobiliser les avis, sonder les participants, maîtriser le timing, adapter sa posture, communiquer clairement, distribuer la parole à chacun,… Tant de choses à avoir en tête ! Mais rassurez-vous, c’est tout ce que l’on vous apprend dans notre formation “Animer à distance”.

Que faire pour transformer l’échange virtuel en moment plus collaboratif ?

Notre formation vous donne toutes les astuces pour vous permettre d’être à la fois le technicien, le réalisateur et l’acteur de vos réunions car oui, ce sont bien les nouveaux enjeux auxquels vous devez répondre pour les rendre vivantes et captivantes. “Contrairement à d’autres formations que nous proposons chez Cléone, telles que la prise de parole en public ou la gestion du stress, les participants ne cherchent pas ici à mieux maîtriser leur nervosité, puisqu’ils sont en général chez eux, dans un lieu familier, lorsqu’ils animent à distance. En visio, ils redoutent surtout de ne pas être écoutés et de ne pas réussir à créer de l’interaction.” précise Guillaume Jaumouillé. C’est pour cette raison que l’objectif principal de notre formation est d’apprendre aux participants à se connecter à l’autre. Cela peut paraître évident, mais c’est un exercice difficile lorsqu’il se fait par caméras interposées.

Pour garder l’attention et créer de l’interaction, nous trouvons des moyens pour inclure chaque participant. Plusieurs techniques efficaces ont fait leurs preuves afin que tous les membres de la réunion à distance participent, même les plus timides ou les planqués. Vous pouvez donner des rôles à chacun (monsieur le scribe, madame synthèse, monsieur time keeper…), mais attention, veillez à donner des vraies fonctions. Il n’y a rien de pire que de donner un rôle qui ne sert à rien ! Autre astuce, maîtrisez vos questions ! Evitez les questions ouvertes à l’assemblée, telles que “Vous avez passé un bon week-end ?”. Personne ne se sentira concerné. En revanche, c’est bien plus percutant d’interpeller directement les participants, en intégrant leur nom dans la question.

Lors de la formation, qui se déroule bien sûr à distance, nous vous aidons de diverses manières à vous connecter à l’autre, mais aussi à vous mettre en scène, à utiliser votre voix pour être plus inspirant (exit le discours monocorde), à construire un storytelling captivant, à adapter votre posture à vos interlocuteurs et à improviser ! Nous faisons, comme lors de chaque formation Cléone, des jeux de rôles pour mettre en pratique ce qui a été expliqué. Il y a d’ailleurs 80% de pratique et 20% de théorie dans cette formation : plus on s’exerce, plus on est pertinent ! Nous vous rappelons que tous les formateurs Cléone sont comédiens, donc nous vous donnons toujours des conseils concrets sur votre manière de vous exprimer, votre gestuelle et votre attitude, qui auront un impact direct dans votre vie professionnelle.

A qui s’adresse notre formation « Animer à distance » ?

• Aux collaborateurs qui sont amenés à animer des réunions ou faire des présentations
• Aux managers qui doivent animer leur équipe
• Aux formateurs internes à l’entreprise

Auteur : Caroline